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ミーティングの効率化について他企業事例を参考に考えてみた。

ミーティングの効率化について他企業事例を参考に考えてみた。

私ごとですが、先月で MONSTER DIVE にJOINして5年目を迎えることになりました!

経験や知見なども増え、プロジェクトの進行にあたって、自分でも成長「したな」「させてもらったな」というのを感じています。

ただ、まだ『時間の効率化』という面では足りていないところが多いです。
その中でも今試行錯誤中ですが取り組もうとしているのが「効率的なミーティング」です。

取り分け制作会社がということではありませんが、ミーティングというものは大切な「場」です。
その大切な『場』の「時間が無駄だったな。。。」など、感じないような、『効率的』かつ『有意義』な時間をどう作るか、他企業のやり方を参考にしつつ、考えてみることにします。

そもそもミーティングとは

まず、ミーティングの定義は一般的に、

会議(かいぎ、英: meeting/ミーティング、conference/カンファレンス)は、関係者が集まって特定の案件について相談をし、意思決定をすること。またはその集合のことである。
参照元:Wikipedia

と言われています。

当たり前の事で、定義を調べたことがなかったのですが「意思決定をすること」がミーティングのゴールなので、参加者に対して事前にゴールの周知をするということが必要ですね。

ミーティングとディスカッション

ミーティングが開かれるということで参加したら、「意見を聞かせてください」という内容で、意見をその場で伝えたところ、それに対して質問をされ、それに回答...ということを経験している方は多いと思いますが、ミーティングがディスカッションの場になってしまっているのが原因かと思うんです。

ただディスカッションをすることが悪いということではなく、それはミーティング前に行うもの。
ミーティングでは、そのディスカッションで生まれた確認項目を決定する場にすれば、効率的なものになっていくでしょう。


ま、私もやってしまったことはあります。反省...。

有名企業のミーティングのやり方

効率的なミーティング

AppleやGoogleのミーティングに対する考え方、非常に参考になります。
全てを全て当てはめる必要はないですが、AppleとGoogleの事例で参考になりそうなものをピックアップしてみます。

Apple

人数の多い会議は大統領からの依頼でもNG!
スティーブ・ジョブズはある時、当時のオバマ大統領から有識者会議出席の打診を受けました。しかし、会議の参加者があまりに多いという理由で依頼を断ったと言われています。それくらい彼の哲学は徹底していたのです。

MONSTER DIVEと安倍首相...そのうちあるかもですが、この哲学の徹底ぶりはすごいですね!

Appleの会議では、会議の終わりには必ずその会議で決まった事柄のおさらいをしますが、その際に、一つひとつの決定事項に必ず「責任者」を指名します。

まさに上で書いたようなことですが「話し合いましょう」ではなく、ゴールを決めてそのゴールを下す意思決定者を設定する。目的はあくまでも「決めなくてはいけない何か」それに責任者をつけるというのは、わかっていてできていないことかもしれません。

スティーブ・ジョブズは形式的なプレゼンテーションを嫌い、自由奔放なフリーディスカッションを好みました。そのため会議ではメンバーの出すアイディアに常に疑問を呈し、メンバーにその場で自分のアイディアの正しさをしっかりと主張することを求めました。

上でミーティングとディスカッションの違いについて記しましたが、これはディスカッションを求める「場」という設定なので、これはこれで必要なミーティングですね。

Google

Googleの会議では、その会議における意思決定者を明確にして参加者に周知します。誰に最終決定を下す責任があるのかを明確にすることで、「何も決まらない会議」になることを防止し、会議の目的が確実に達成されるようにしています。

Apple同様の考え方ですね。
「何も決まらない会議」というのは経験ありますが、まー、時間が無駄だったな、と皆が思うことですよね。。。

Googleでは5分10分単位の会議でも会議として認められ、スケジュール化されています。 隙間時間の会議を認めることで速やかな意思決定が可能となり、仕事の進み方が効率化されるのです。

このあたりは時間の圧縮という観点とゴールは同じかと思いますが、短い時間のミーティング設定というのは発想が正直なかったので、MONSTE DIVEで当てはまるかはわかりませんが、試してみたいと思います。

まとめ

冒頭にも記しましたが、ミーティングというものは大切な「場」です。
その前の事前準備の設定がうまく進められれば、効率的なミーティングになるはずです。

まずは、他企業の参考事例も実践してみることにします。MONSTER DIVEにとって「効率的なミーティング」になるのか、実践してみたものの「コレは向いていない」などやらないとわかりませんので。

このブログをご覧いただいた方、一度「効率的なミーティング」について考えてみてはいかがでしょうか。

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